院政发〔2016〕16号
关于做好学院2016年迎新工作的通知
院属各单位：
迎接新生入校工作是学院每年重要的常规工作之一，是学院办学水平和管理水平的具体体现，也是展示学院办学成果、发展前景的有利时机。为切实做好2016年迎新工作，现将有关事项通知如下：
一、指导思想
热情、周到、安全、有序。
二、组织领导
学院成立迎新工作领导小组：
组 长：彭平锋、柳周峰
副组长：柳克奇、赵小明、曾晓剑、李宇虹、李革新
成 员：赖换初、谭良机、张省林、陈 涉、谭晶莹、
喻立平、李凤高、曾 谦、胥 望、张 倩、
梁 亭、吴红玲、夏玉宁。
迎新工作领导小组下设办公室，办公室设学工办，赵湘华兼任主任。
各系、办要切实加强领导，落实工作任务，通力合作，提高迎新工作水平，让新生顺利便捷入校学习、生活，让学生满意，家长满意，圆满完成今年迎新工作任务。
三、报到时间
9月10日（星期六）上午7:30至晚上22:00为集中报到时间。9月8、9日及9月11日，学工办、各教学系要安排专人值班，做好提前和延迟到校新生的报到接待工作。
四、报到地点
一号教学楼前坪西侧，由南到北依次为文法系、外语系、经管系、机电系、工程系；新生缴费在1号教学楼内一楼大厅。
五、工作安排
（一）各教学系
1、各系应成立迎新工作小组，负责本系迎新工作方案的制定和实施。组织学生党员、学生干部、志愿者引导新生到各部门办理报到手续，协助做好本系的迎新工作；迎新工作人员要加强培训，熟悉报到流程，统一佩戴工作证，统一着装，热情周到服务；未经审批同意，各学生团体和个人不得参与迎新接待工作。
2、各系按指定位置设立迎新接待处，在报到现场按班级公布新生名单；新生报到时严格审查新生入学资格，认真查验“三证”，组织新生填写报到责任卡，收取新生档案、相片（10张）、党团关系材料、《新生及其家庭情况调查表》和《学生自律承诺书》，引导新生入住寝室，妥善保存新生报到责任卡（通知书由学生自己保管）。
3、分发由计财处提供的批量代扣学费收据和信息中心提供的校园一卡通。
4、指导特困新生通过“绿色通道”办理缓交学费申请手续。
5、协助学校办理学生行李购置手续和保险手续。严禁在校学生和迎新工作人员参与新生行李物品销售，防止黑心棉流入校园。
6、安排专人统计本系新生报到情况，分别于9月10日12时、18时和22时以及9月11日11：30时分四次向学工办报告新生报到人数，并与未报到新生进行联系，及时提供弃学学生名单给招就处。
7、认真组织召开新生家长见面会、新生班会；务必摸清有既往病史的新生情况（以确保新生军训及在校学习、生活安全）。
8、负责本系宣传栏和迎新现场的宣传工作，宣传内容应严谨、真实，宣传板制作应规范、美观，尤其是宣传板背面必须清洁、美观。
9、新生报到期间，各系应安排专人负责在迎新场地和新生宿舍值班，及时做好新生安全教育工作，防止发生新生钱物被骗、被盗事件。
（二）各相关职能部门
1、学工办：负责全院迎新工作计划安排和组织协调工作，印发各类报到表格，设置院内迎新接待处、咨询处，及时统计新生报到数据，做好新生入学教育及军训的前期准备工作；协调解决各系在迎新工作中遇到的困难和问题，负责联系设置院内各迎新点的遮阳棚；负责迎新场地横幅（包括遮阳棚上面的**系新生报到处）、气球的布置。
2、教务办：安排1号教学楼作为新生缴费场地，协调、安排相关教室给各系召开新生家长见面会；安排新生入学教育和新生早晚自习教室；指导各系开展好新生专业教育工作。
3、招就办：负责和学校招就处联系有疑问或证件不齐备新生录取通知书的查询、新生入学资格的复查工作；审批未按时来校报到新生请假手续。
4、后勤办：负责校园环境和迎新场地的卫生，迎新彩旗的插放；联系学校后勤处、保卫处协调好新生宿舍安排，新生行李和军训服装发放，以及迎新场地供电、照明、茶水、医疗服务点，军训场地照明和取缔校园内叫卖摊点和非组织接待点。
5、办公室：负责迎新工作的协调，接待视察领导；负责规范校内宣传环境，营造热烈迎新气氛；安排照相、录像、负责宣传报道（未经学校宣传部门同意任何师生不得接受新闻媒体采访）。
6、团委：组织开展学生组织、学生团体推介活动；各学生团体宣传版制作应统一、规范，按规定位置摆放，各系应严格审批宣传内容；协助做好新生报到接待和联络工作。
六、注意事项
1、招就处下发的2016级新生名单、新生高考加分信息为本次新生入学资格复查的依据。各系要熟悉新生情况，提前做好迎新准备；
2、新生报到必须做到“三证”齐全：入学通知书、身份证、高考准考证（准考证遗失的，须持当地教育主管部门开具的有关证明）；
3、三证照片必须相同：身份证、高考准考证、新生电子档案：
4、两证考生号必须一致：高考准考证、录取通知书；
5、两证身份证号必须一致：高考准考证、身份证；
6、凡加分考生必须在9月26日前向招就处提供加分资格、测试项目、公示程序证明材料。
7、暂缓报到新生复查手续
凡新生资格审查中出现信息错误、材料不齐或其他非正常情况，必须暂缓办理报到手续，进行复查确认；复查确认的程序：新生本人到所在系填写《湖南理工学院南湖学院2016级新生入学资格复查表》→所在系领导人签字→招就处审核→监查处复查→教务处备案，经学校复查结论，确定身份无疑后，方可办理入学手续。
8、9月12日17:30前，请各系将已报到新生名单上报招就处，用Excel制表。各系从办公网下载新生名单后生成此表，发送电子邮件到：178533711@qq.com。
9、9月14日17:30以后至9月22日8:00以前报到的新生，各系应将新生名单先报学校招就处同意，然后再办理相关入学手续；22日8:00以后报到的新生，新生报到时须先到学校招就处领取新生报到审批表，经招就处审批同意后方可办理报到入学手续，期间各单位不得擅自接收新生报到入学，否则，由此产生的招生遗留问题，学校将根据相关规定追究责任。
10、新生因特殊原因不能按时来校报到入学，须先到招就办办理请假手续，并报学工办、教务办备案。部分新生已到各单位办理请假手续的，各系在上报名单时一并报招就处，在备注栏注明“请假”，并将这些新生的请假条（传真或电报）交给招就处。
11、根据教育部、总参谋部《应征入伍普通高等学校录取新生保留入学资格及退役后入学办法》（教学[2013]8号）文件要求，应征入伍新生申请保留入学资格的，应持本人高考录取通知书、身份证（户口薄）、高中阶段教育毕业证，到入伍地县（市、区）人民政府征兵办公室领取并填写《应征入伍普通高等学校录取新生保留入学资格申请表》，由县级征兵办查验有关证件、核实身份后，汇总入伍高校新生《保留入学资格申请表》，加盖县级征兵办公章，连同新生入伍通知书复印件以公函的形式发送到学校招就处。
学校招就处接到相关县级征兵办寄送的入伍高校新生申请保留入学资格的有关材料后，依法依规审核新生录取资格，报教务办办理保留入学资格手续并出具《保留入学资格通知书》。《保留入学资格申请表》审核加盖学校公章后，一份教务办留存，另一份连同《保留入学资格通知书》由教务办寄送到相关县级征兵办，应征入伍新生到所在地县级征兵办领取《保留入学资格通知书》。
12、新生档案各系应安排专人收取，认真核实档案材料（高考报名登记表、高考体检表、高考成绩表、高中毕业登记表、团员档案材料）；请各系做好登记，登记册一式两份，一份随学生档案原件于10月10日-14日移交学校招就处，一份留本系备查；如学生档案材料有缺失的要求新生尽快到当地招生办或所毕业的中学补办，并于9月20日前将档案邮寄到所在系，确有困难的，要求学生必须在国庆长假期间补齐相关材料；新生团员档案放本人学生档案内，和学生档案一并移交学校招就处；新生团员证以班为单位统一注册后，由学生自己保管；遗失团员证的同学报到后统一到院团委集中补办。
13、学生党员档案关系材料由所在系统一收集，于9月29日前上报学校党委组织部、经党委组织部核查验收后，移交所在系党总支管理。
14、新生户口关系接转在军训期间以系为单位集中进行，时间、地点另行通知，凡办理了户口迁移的同学必须在国庆前将本人户口交学校保卫处统一办理相关手续。
15、新生床上用品发放点设11号教学楼一楼大厅和东院车库一楼；学生军训服装9月11日在学校体育训练馆按系分时间段发放；提前报到新生床上用品在后勤处车库领取；凡自行购买了行李物品的新生，经学校后勤部门统一检测合格后，凭后勤部门证明及时办理退款手续。
16、各系新生辅导员于9月9日上午到南院16514领取新生校园一卡通，以便报到时发放给学生。
17、本院教职工私家车在9月10日上午7:30至下午18:30间在东、南两院禁行。
18、各系、各学生组织、学生团体不得在校园内摆摊设点，不得拉赞助、打商业广告；严禁学生团体9月10—11日在迎新现场或新生宿舍招收新会员和推销产品。
19、不能一次交清学费的特困新生须办理学费缓交手续，学生本人申请、家长签字、系主任（或书记）签字同意、报主管学生工作院领导审批方可；办理了生源地助学贷款的新生需到学院招就办办理贷款确认手续后凭相关证明到学校计财处办理其他缴费手续。
20、如遇大雨，学院迎新工作点安排：文法系、外语系、机电系设二号教学楼大厅；经管系、工程系设运动场主席台。各部门迎新准备工作于9月9日下午3点:30前完成，学院将于9月9日下午4:00检查迎新准备工作。
附件
1、湖南理工学院2016级新生床上用品领取安排
2、湖南理工学院南湖学院2016级新生报到责任卡
3、湖南理工学院南湖学院2016级新生入学资格复查表
4、湖南理工学院南湖学院2016级学生基本情况登记表
5、湖南理工学院南湖学院2016级新生档案收取情况登记表
6、湖南理工学院南湖学院2016级新生到校人数统计表
7、湖南理工学院南湖学院2016级学生申请缓交学费审批表
湖南理工学院南湖学院
2016年9月7日
